Ce inseamnă să organizezi un eveniment

Motivul principal pentru care nu am mai scris pe blog, iar activitatea mea din Social Media este mai mult decât egală cu zero este cel din titlu. Să încep cu… începutul: organizarea unui eveniment.

Organizez, împreună cu grupul de cercetare Next Level şi cu domnul prof.dr. Ticu Constantin evenimentul „Seminariile de statistică avansată” din 26 şi 27 februarie, în 2 săli de la UAIC, dotate cu sisteme blackboard pentru video-conferinţe: D206 [corp D] şi B417 [Corp B].

Sună bine, nu? Încă nu ştiu cum să numesc poziţia şi responsabilitatea mea: coordonator de  proiect; manager de proiect etc. Ce înseamnă asta? Înseamnă că timp de o săptămână l-am stresat pe prof să se ocupe cu partea de semnături, birocraţie, cereri etc. M-a ajutat şi la partea de creare anunţ, lansare invitaţie pe grupul doctoranzilor şi pe adresele cadrelor didactice de la Psihologie şi Economie. Formularul de inscriere l-a creat tot dumnealui în google docs. A mai dat câteva telefoane, m-a pus în legătură cu persoanele care se vor ocupa de partea tehnică a evenimentului: admini de sistem de la UAIC, supraveghetori etc.

Ce a urmat după, m-a făcut să realizez că mă pot organiza extrem de bine, că pot dormi puţin, dar odihnitor, dar şi faptul că uneori mă stresez prea mult. Am descoperit că mă pot împărţi intre cercetare, organizare şi facultate, fără să aibă de suferit niciuna şi să am timp şi de o cafea scurtă în cafeneaua mea preferată.

Luni s-a făcut public anunţul în facultate. Luni seara deja se înscriseseră 30+ persoane. Până miercuri, sala D206 dotată cu sistemul MediaEc avea aproape toate locurile „ocupate”. Sala din B417 în schimb era destul de … liberă. Nu se înscrisese nimeni de la FEAA. Am aflat mai târziu că abia miercuri s-a făcut anunţul în facultatea lor. [Nu din vina noastră!] E deja vineri. Graficul de la google docs îmi indică 115 persoane înscrise pentru eveniment.

Ce a trebuit să fac eu ca organizator şi manager de proiect?

1. Să iau fiecare contact [nume, prenume, telefon, institutia/scoala doctorală reprezentată, sala pe care o preferă] şi să îl introduc în baza de email-uri.

2. Să confirm fiecărui contact faptul că am primit formularul său de înscriere.

3. Să cer o reconfirmare fiecărui contact.

4. Să scriu listele de prezenţă ale participanţilor, pe care dumnealor doar să se semneze.

5. Să redactez un ghid al utilizatorului pentru cei care se vor conecta via intenet la conferinţă.

6. Să răspund la telefoane şi email-uri de la 9 dimineaţa până la 12 noaptea.

7. Să redactez un document despre FAQs legate de seminarii.

8. Să fac rost de programele de analiză pe care le vom folosi.

9. Să fac rost de bazele de date.

10. Să stresez pe cei din Next Level cu email-uri şi păreri.

11. Să redactez scurte rapoarte cu situaţia înscrierilor din fiecare zi.

12. Să păstrez permanent legătura cu dnul prof.

13. Să iau legătura cu conf.dr. Alin Sava şi cu asist.dr. Laurenţiu Maricuţoiu de la Timişoara, care vor veni să ne predea seminariile de statistică avansată.

14. Să iau legătura cu sys adminii de la Psiho şi FEAA, să mă asigur că totul este în regulă cu aparatura din săli.

15. Să trimit participanţilor listele pentru a afla în ce sală vor avea loc rezervat.

16. Să trimit programele şi bazele de date pe care va lucra fiecare participant.

17. Să fiu prezentă în sala D206 sâmbătă dimineaţă de la ora 8.

18. Să fiu online conectată pe messenger şi email şi să transmit profesorilor întrebările participanţilor care sunt conectaţi via internet la video-conferinţă.

19. Să pun la cap un mic textuleţ de mulţumiri celor care s-au înscris şi pe care să-l citesc în faţa invitaţilor, în sală. [Aşa ar fi frumos!]

20. Să redactez o sinteză a evenimentului cu plusuri şi minusuri, cu păreri personale etc.

Ultimele 5 puncte trebuie să le realizez azi, respectiv în weekendul acesta. Wish me luck!

P.S. Am nevoie de o cafea!

Comments
10 Responses to “Ce inseamnă să organizezi un eveniment”
  1. Pavel spune:

    Spor la muncă!🙂

  2. Madalush spune:

    Si cine o sa zambeasca mandra si multumita la finalul weekendului?!😀 Spor!!!

  3. Roxana spune:

    Da, plină de cearcăne.😀

  4. Zaza spune:

    Bafta mareeeee si sper din suflet sa iasa asa cum te astepti, de fapt nu, sa iasa de 10 ori mai bine totul. Asteptam parerile de dupa :>:D<:*:*

  5. Nepoate spune:

    Pai daca nu ti`ai gasit si tu vreun admirator care sa faca toate astea in locul tau, ce sa`ti fac. Trebuie sa inveti sa imparti sarcinile … tu dai ordine, altii executa.
    Oricum, are sa fie un succes tot evenimentul asta, asa ca felicitari!

  6. Roxana spune:

    Decât să mă bazez prea mult pe alţii şi să nu iasă bine, mai bine fac singurică.😀

  7. krossfire spune:

    See, that’s why I quit PR😛

  8. Roxana spune:

    @Kross: Şi eu am renunţat la PR, a mai rămas doar psihologia. :))

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile despre tine sau dă clic pe un icon pentru autentificare:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s

  • Meta

  • Arhive

  • Categorii

  • Sa pastram Romania curata!
  • Evenimente Iasi, Articole legate de Iasi, Interviuri Iasi
%d blogeri au apreciat asta: